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Economia
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I segreti del multitasking: come gestire più compiti contemporaneamente restando concentrati

19 ottobre 2020
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Oggi quasi nessuna azienda permette di lavorare su un singolo progetto alla volta e la maggior parte di noi si confronta con diverse richieste contemporaneamente. Lo sanno bene la maggior parte dei manager e delle figure dirigenziali di un organigramma aziendale, a cui la stessa impostazione del lavoro richiede più volte nell’arco della giornata di dividere le proprie energie su un ampio numero di progetti. Ricerche condotte da Accenture su piccole e grandi realtà lavorative in oltre trenta Paesi, compresa l’Italia, hanno rivelato come 98 dipendenti su 100 svolgano più attività in parallelo. I dati relativi all’Italia evidenziano inoltre che circa il 48% dei lavoratori occupa il 74% della giornata con il cervello impegnato su più fronti. Spostare l'attenzione richiede tempo, riduce la concentrazione e l'energia, influendo in alcuni casi negativamente sui risultati di lungo periodo, come suggeriscono diversi report. Esistono però dei metodi per pianificare al meglio la giornata lavorativa e gestire lo stress fisiologico, svolgendo ogni compito al massimo delle proprie capacità.

A livello cerebrale il nostro approccio al multitasking è governato dalle cosiddette "funzioni mentali-esecutive", che a loro volta gestiscono una varietà infinita di processi cognitivi e decidono come, quando e in quale ordine vengono completati i compiti. Il primo a dare una definizione al sistema del nostro subconscio fu lo psichiatra inglese Michael Owen nel 1997. Partendo dagli studi di Owen, Earl Miller, professore di neuroscienze al Picower Institute for Learning and Memory del Massachusetts Institute of Technology arrivò a concludere che “il multitasking non è umanamente possibile”: secondo la tesi dello studioso statunitense, le funzioni mentali esecutive poggiano su un’architettura sequenziale, per cui per aumentare i nostri risultati è fondamentale non dividerci tra troppe attività diverse tra loro. In effetti, solo il 2% circa della popolazione, per caratteristiche intrinseche che si sommano all’esperienza maturata sul lavoro, può eccellere in più di una mansione contemporaneamente. Il restante 98% peggiora le proprie prestazioni se non mette in campo alcune accortezze.

Per affrontare proattivamente una giornata lavorativa su più fronti, lo psicologo cognitivo Art Markman, sostenitore del “time-sharing” come definizione più corretta e “umana” del multitasking, nel suo libro Smart Thinking consiglia di costruire una piramide gerarchica degli impegni, assegnando loro un grado di priorità da 1 a 5 in base a fattori come durata, complessità, soddisfazione personale e tornaconto economico. Un multitasker che ambisce ad avere tutto sotto controllo, inoltre, non può prescindere da strumenti come calendari digitali e agende aggiornate con costanza, in grado di facilitare la suddivisione della settimana in base a spostamenti e vita privata. Un altro consiglio fondamentale per ridurre all’osso gli sprechi di energia mentale e fisica è trovare la giusta combinazione di attività: raggruppare insieme mansioni simili, sfruttando il concetto di economia di scala (la produzione cresce grazie a operazioni di raggruppamento o attraverso la condivisione di prodotti e servizi in più attività), aiuta a risparmiare molto tempo e a contenere lo stress. Secondo Markman, durante una settimana tipo all’insegna del multitasking è importante seguire un regime alimentare equilibrato, fare regolarmente esercizio fisico e dormire almeno sette ore a notte.

Il punto critico del multitasking è il cosiddetto “context switching”, ovvero il passaggio repentino da un’attività alla successiva, magari completamente diversa. Uno step con un costo energetico molto elevato, soprattutto quando le mansioni in oggetto richiedono un alto carico cognitivo. Per ridurre l’impatto sulla produttività e non disperdere le informazioni, è buona norma scrivere una breve nota che riassuma i concetti chiave del punto a cui si è arrivati e i prossimi passi da seguire: sarà la prima cosa da leggere quando si ritornerà sull’argomento.

Il neuroscienziato Daniel J. Levitin, direttore del Laboratory for Music, Cognition and Expertise alla McGill University in Canada e autore del libro The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload (La mente organizzata: restare lucidi nell’era dell’eccesso di informazione), in un articolo pubblicato sulle pagine scientifiche del quotidiano britannico The Guardian ci avverte dei pericoli del multitasking per il nostro benessere psicofisico. “L’attività frenetica aumenta la produzione di cortisolo, l’ormone dello stress, e di adrenalina, l’ormone del ‘lotta o scappa’, che può stimolare eccessivamente la nostra corteccia cerebrale e causare annebbiamento o pensieri disturbati – racconta Levitin. – Il multitasking crea un circolo vizioso di dipendenza dalla dopamina, portando il cervello a perdere la concentrazione e a cercare stimoli esterni. A peggiorare le cose, la corteccia prefrontale soffre della cosiddetta ‘distorsione da gadget’. L’attenzione può essere facilmente distratta da qualcosa di nuovo: rispondere al telefono, cercare qualcosa su internet, controllare la mail, ognuna di queste cose modifica i centri del cervello deputati alla ricerca della novità e della ricompensa, provocando uno scoppio di oppioidi endogeni a discapito della nostra concentrazione sul compito da svolgere”.

Il corpo è dotato di un orologio biologico che gestisce il ciclo dell’attenzione. Nel corso della giornata le funzioni cerebrali alternano momenti di elevata attività cognitiva a momenti di maggiore rilassamento e di distrazione, come spiega Levitin. L’intervallo che le caratterizza è di 90 minuti per la fase di massima attività, seguiti da 20 minuti di riposo che permettono la rigenerazione cognitiva. È bene, dunque, prendersi delle pause per ricaricarsi, ottimizzare le nostre prestazioni ed evitare di perdere il focus in situazioni di “overload informativo”.

Durante il multitasking siamo costretti a prendere decisioni continuamente. “Questo perenne stato di incertezza – continua Levitin – manda in tilt il nostro sistema di categorizzazione percettiva ed è causa di ulteriore stress. Il processo decisionale ha un impatto sulle risorse neurali e così le piccole scelte consumano tanta energia quanto quelle grandi. Una delle prime cose che perdiamo è il controllo degli impulsi. Vale per le email e a maggior ragione per i messaggi che creano una dipendenza più sottile. Si risponde e ci si sente ricompensati per aver portato a termine un compito, anche se questo era sconosciuto fino a 15 secondi prima”. Il cervello non è in grado di distinguere tra obiettivi e “incursioni”, e così ogni giorno si crea un vero e proprio circolo vizioso di dipendenza dalla dopamina. Questo processo avviene in una parte del sistema limbico chiamata nucleo accumbens, che è la stessa che si attiva quando i giocatori d’azzardo vincono una scommessa o quando si ha un orgasmo. L’unico metodo per non diventare “dipendenti” è ridurre al minimo le influenze esterne durante il lavoro, ignorando i social network o, ancora meglio, lo smartphone. Glenn Wilson, ex docente di psicologia presso il Gresham College di Londra, sostiene che anche il solo sapere di avere dei messaggi in sospeso può essere dannoso. La chiama “infomania”, e secondo lui ci rende meno intelligenti e può ridurre il Quoziente Intellettivo effettivo addirittura di 10 punti. Come termine di paragone usa la marijuana per affermare che le perdite cognitive del multitasking svolto in maniera sbagliata sono superiori all’effetto del cannabinolo.

La ricerca scientifica evidenzia come l’approccio multitasking si perda con l’avanzare dell’età, a causa dell’invecchiamento cellulare. La maggior parte degli studi condotti a riguardo prendono in analisi due gruppi: uno composto da persone tra i 20 e i 30 anni circa e l’altro da over 60. Tuttavia sono stati condotti studi anche su più di due fasce di età e in tutti si registra un significativo calo nella capacità di esecuzione a partire dai 60 anni, mentre nelle fasce intermedie (40-50 anni) non esistono significative alterazioni della performance rispetto alla fascia 20-30. Prima si abitua il cervello a lavorare su più fronti, più l’esperienza e l’abitudine porteranno ad affinare la cosiddetta “working memory”, una sorta di scatola in cui conservare le informazioni a breve termine, fino a quando non traslocano nella memoria a lungo termine. Più ci alleniamo ad aumentare le dimensioni di questa scatola , più il nostro workflow sarà fluido e focalizzato sugli obiettivi. Dominare il multitasking in tutti i suoi aspetti è un traguardo fatto di step che non possono essere aggirati, ma una volta raggiunto permette di arricchire con un bene inestimabile il proprio curriculum: il risparmio del tempo. E qualsiasi azienda non può che esserne attratta.

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